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管理重在信息整合

2014-09-06 17:48:48 文章来源:泥客论坛 字体:

众所周知,企业信息化管理是当下企业办公的必需。而信息化办公软件作为企业的管理工具,也是员工及管理者使用频率最高的应用系统,但事实令人担忧。下面以某化工企业在应用办公软件即全市场管理系统软件(EAM)的现状作为案例,对其运用信息化现状、症状所在,及解决之道依次做一阐述,供企业管理者思考。同时希望制造领域的企业以此为借鉴,触类旁通的应用其中解决某些问题的方法。

现状堪忧

作为一个企业管理者,其运用EAM得当,对化工行业而言,从采购设备、使用、维护、维修,到淘汰的整个流程时,不仅省时省力,而且对行业的总体发展会起到较好的促进作用。这个流程,主要涉及到工艺使用、设备采购、设备维护等诸多方面。

从工艺使用说起,该程序涉及和设计院沟通的问题。假如说化工企业派出采购员购买某个二三十万元的大阀门,因为工艺提出需求,随后设计院给出图纸,然后供应公司就可以采购。表面看,这一工作流程无懈可击。事实上,这个过程可能在两个地方出现问题。

首先,设备管理人员回去,发现库房有该种产品。既然有,为什么不用信息化的数据去查库?

再则,库房有类似的产品。基于EAM的信息化平台,可找出类似产品,或与设计院沟通的时候,让其采取一种替代设计办法,使其保证需求。

从采购方面来讲,某采购员购买设备都是大连某阀门厂的产品,另有采购员购买设备都是青海某阀门厂的产品。而买大连阀门厂的产品一般不出问题,买青海阀门厂的产品总是出问题,这可能和购买厂家有关系。但是,如果个人长期购买这两个地方的设备,出现类似问题,就极有可能是个人问题。此时,产品选型若用EAM信息化平台,通过数据分析就可以查出问题根源。但是,事实上数据管理特别混乱,采购信息似真似假,有此项无彼项,不好查找个中缘由。

从设备使用、维护问题方面而言。因产品已购买,在使用、维护方面周期较长,涉及人员较多,却疏于进行EAM信息化数据分析,使得责权不明,难以做到有效管理。

如果基于EAM信息化平台,采购方面可以把采购员采购的产品。定期几个月在网上进行一次公布。然后针对企业生产状况、事故分析或者是异常工况对应在一起。企业每次出事故,每次有什么缺陷,都进行数据分析,并找出原因。这样设备购买问题、使用问题、维护问题,各自分类,哪个环节哪个同志负责,很快就可以排出事故原因,而事故集中在某些供应商上,集中在某些技术人员身上,也就极易排查出来。但是企业却很难做到。为什么?企业信息化工具不是不行。其症结在哪儿?

症结所在

其实,问题不在信息化工具上,而在于合理管好信息化平台上。

如何合理地管理好信息化平台?其实关键在于信息化如何跟其他的相关模块进行较好的结合。

举例来说,为什么ERP在财务领域搞得比较好?是因为财务人员严格按照审批流程办事。如果不采取多方签字承领责任,收款打账就要出问题。所以财务人员推进信息化几无阻力,主要在于自身与工作结合得很好。

较之财务领域,化工行业的情况要复杂很多。诸如在采购设备方面,对供应商的比较分析、销售市场预测等流程,涉及信息数据较多、较复杂,加之公司聘用的信息化专家设计的东西跟行业实际工作偏差较大,因而不能跟行业较好地结合在一起。

如果指出方法,就是专家的设计一定要符合生产流程,而且要和岗位的标准结合起来。否则的话,当员工实际操作和流程完全不搭调的时候,会认为信息化专家完全不在行。

以上也可能透露出这样的问题,即员工的岗位工作标准化不明晰。举例来说:操作工错误地认为自己该怎么做就怎么做,至于为什么这么做、做什么等背后的理念却不管。信息管理者让他3个小时填个表、5个小时翻一次牌,全然被动接受。再如1个月出1次报表,报表进行折线图、饼状图,甚或雷达图分析,也只是被动接受任务。对于谁、为什么提这么多要求全然不理。这样做,显然也是不成的。

综述,信息化运用不好,其症结所在就是,管理层、下属及其信息管理者没有很好地结合起来,致使信息不畅。

解决之道

所以说,EAM信息化平台畅通起来的解决之道在于管理信息的整合。

谁来整合呢?一定是企业的综合部门即诸如企划部、企业管理部、综合管理部还有战略管理部等部门整合。其做法在于企业综合管理等相关部门把老总的思想讲给外面专家听,同时要把员工的具体工作也要讲给他们听,就是对上要翻译,对下要翻译,中间也要起作用,专家的方法以及员工实际的具体做法可翻译在一个本子上,用来针对症结解决问题。

具体的方法,可以从两方面着手:

首先是体系设计。通过抓后台,通过企业内部专家的中介作用,沟通外部专家和企业管理者及重要员工。随后把信息化数据进行归纳并统一到数据平台。随后,把数据放在前台,由前台操作工简单操作即可。

其次就是向假数据宣战。这其实是一个不容忽视的问题。笔者经常通过各个渠道得知多个化工厂倒下的信息,难道他们不知道管理安全吗?其实不然,企业不仅引进安全标准化,也引进了信息化,但照样出事。原因就在于数据全部是假的。其杜绝之道在于原始报表、原始记录可以记录,但在层层上报时,须得到最终的决策数据全部来自于基层报表的加工,这个加工不是理想加工的,是专家早就按照客观规律设计好的,这种方式的信息化实现方能切实可行。

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