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企业管理信息系统成功实施的四个阶段
时间:2018/3/25 13:02:45

信息技术加速了经济的全球化,也促使企业不断利用先进的信息技术去面对激烈的竞争。

企业信息化是现代企业管理必不可少的重要手段,特别是随着大数据时代的来临,数据体量日益庞大和复杂,如何通过搭建高效的企业信息化系统,梳理明晰高效的企业信息流,并透过纷繁复杂的数据,洞悉企业运营和决策的奥秘,成为企业经营管理者特别是CIO们思考的问题。

所谓的企业信息化管理系统,就是将ERP软件与企业实际相结合,利用软件将企业的信息流、资金流、物流等有机地结合起来,最终实现企业系统运行的集成化、业务流程合理化、绩效监控动态化、管理改善持续化的过程,是一个将软件成功应用于企业的过程。

那么,如何成功搭建适合企业实际情况的信息化系统呢?企业管理信息系统是一项复杂的系统工程,在项目搭建过程中,软件工具的选型、系统实施和管理是一个极其关键也是最容易出错的环节,选型和实施的成败最终决定着系统效益的充分发挥。

在整个项目规划实施过程中,应该本着整体规划、分步实施的原则,对所有方面做严格的计划、组织、管理和监控,这样才能对时间成本,以及产品、服务细节的需求间可能发生的矛盾进行平衡,总结起来,大致分为4个阶段。

1. 实施准备阶段,主要是系统调研与分析

企业信息化项目的系统调查,是从整体和战略的高度出发,全面调查企业情况,为分析企业情况奠定基础。以下4个方面都是需要CIO们考虑的:

全面了解企业的管理模式,包括业务管理模式,财务管理制度,岗位责任制度,人类资源管理制度等,从而确定本公司是否适合引进信息系统,以及如何规划信息系统建设。

对企业现有业务情况进行调查研究,包括了解公司管理环境、控制环节、业务流程现状,了解公司业务部门的设置和人员分工,了解公司行政、综合管理部门的设计及人员分工,了解公司的财务核算体系,分析公司特殊业务的具体情况等。

对企业实施信息化系统管理项目希望达到的目标进行调研,包括确定业务实施的总目标和分段目标,确定财务核算标准,及财务与业务对接的实施目标,确定行政、综合部门的管理目标等。

对ERP软件进行选型和调研,跟进企业的需求特点选择合适的ERP软件。国内外主流的ERP软件都有不少,一般而言,国外的ERP系统本身蕴含着许多先进的管理思想和手段,为企业提供可借鉴的参考模型,能较显著的提高流程优化和重组的效率,在全面集成性、技术稳定性、功能灵活性、系统开放性等方面实力较强。国内的ERP软件的发展则是突飞猛进,有不少成熟的公司和产品,国内的软件产品的独特优势在于,一方面借鉴了国外产品的设计和开发经验,另一方面,在项目实施上更能充分响应中国市场的需求,也更容易理解国内企业的情况和管理及管理者的思想和思路。,比如ActiveReports 企业报表这种全球化的报表软件,其在国内有开发和技术支持团队,报表设计理念有不少是符合中国式复杂报表情况的,如多表头设计,多权限管理等,更符合中国国情,也能让企业信息系统能更充分的发挥作用

项目实施的可行性分析,也是实施准备阶段的重要工作。除了对企业本身的管理模式做分析外,最重要的是理清企业的业务流程。比如,分析企业是单一工厂还是多工厂,如果是多工厂多业务流程,那每个工厂之间的相互关系如何,是串联还是并联,是相互独立还是相互关联,这些业务流程的业务量有多大,哪些是关键环节,是部分业务实施ERP,还是全部业务都需要实施ERP,实施需要对哪些业务流程、组织机构进行改革和重组,变动大不大,是否可行,能否平稳过渡,等等。现在市面上有很多Web应用的生成工具,像活字格这类简单易用的软件很受欢迎,只要会Excel,企业就可以创建应用系统,很快梳理清楚业务流程。

2. 系统实施阶段,主要是决策和组织

CIO们在做过全面的调查和系统的可行性分析后,就进入项目实施的决策阶段了,需要根据调查结合和财务预算,决策好项目实施的具体内容,参与的部门和人员调配,以及需要引进的模块。

为了保证项目按计划进度顺利实施,还需要成立项目领导小组、实施小组和职能组,使项目相关的工作可以尽快组织落实。小组的核心负责人,需要十分熟悉企业的管理情况,思维敏捷,条理清楚,善于表达和以理服人,有较强的组织能力,能与人共事合作,在具体工作中,要负责组织源性测试和模拟运行,对企业管理改革的问题提出解决方案和建议,还要能定期提交个阶段的工作成果报告。

项目领导小组、项目实施小组和职能组的关系是环环相扣,密不可分的。

3. 二次开发阶段,针对特殊需求的定制开发

ERP并不是特别针对某个企业开发的软件,虽然其强大的参数配置功能可以满足不同生产类型、不同业务模式的企业的需求,但是,有一些客户的特殊的业务需求仍然不能满足,而且,如果希望ERP软件更好的适应企业的需求,更好的为企业服务,就需要进行二次开发。二次开发主要针对两个内容:

应用程序的二次开发。一般大型的ERP软件功能本身就很强大,基本能覆盖到企业所有的需求,并且软件本身有配置功能,可以根据企业的不同需求通过调整参数来解决问题。葡萄城的企业软件和活字格Web应用生成器基本上也能满足需求。

查询、报表和单据的二次开发。这种开发在企业中的实施是比较常见的,也是必须的。ERP的报表形式不同,每个企业的习惯不同,ERP软件中的报表形式不一定适合企业的习惯。因此,企业应根据自身的习惯对报表形式进行二次开发,适应企业的需要。

4. 项目考评阶段,是否为企业带来利润和回报

我们通常在测评一个信息系统时,会检验项目实施进度、成本、功能等方面,事实上,还有几个因素也是重要的评价指标,比如:

可操作性评估。企业信息系统的最终目的是让企业的广大职工都能使用,所以,需要设计容易操作的界面,让普通员工也能方便的使用软件来操作,确保每一位使用者都能快捷的使用软件,这是项目实施成功的重要条件,也是一个主要的检验标准。

项目的延续性评估。企业信息系统是企业赖以发展的长期投资项目,所以项目能否随着企业的发展而持续的得到应用,这是评价项目成败的另一个重要指标,主要包括持续性升级能力,功能扩展能力,客户化能力,跨平台能力等几方面。

总之,企业信息化系统是否有效,最终的评价标准是是它与原有的系统相比,优劣程度如何?和同行业企业相比,优劣程度又如何?只有新系统运行平稳的同时,又具有原系统不具备的优势,并有助于保持企业目前和长远的竞争利益,才能认为企业成功的实施了信息化系统。