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深扒BPM及其应用实践那些事儿

2018-12-08 11:18:37 文章来源:泥客论坛 字体:

什么是BPM?

与OA有怎样的区别和联系?

主流BPM产品有哪些?

实施中的痛点在哪里?

有哪些事项需要格外注意?

BPM有哪些发展趋势?

……

这些问题,都是非“实践者”不能清楚也!

带着这些问题,CIO发展中心记者Frank,特别访谈了金风科技股份有限公司前信息化总监、BPM专家牛晓峰先生,深扒BPM及其应用实践那些事儿。

Q1: 牛总您好,非常感谢在百忙中接受本次访谈。我们知道,您曾在多种性质和规模的公司工作,是使用过多种BPM产品的实践者,请您谈谈,BPM与OA的区别。

牛晓峰:好的,也很感谢CIO发展中心的此次访谈机会。首先来谈一下我个人对这两者的认识。

BPM,即业务流程管理,是以业务为核心,以流程为载体,去掉各部门协同的浪费和冗余,提高业务效率、实现应用数据复用和数据一致的综合性系统。OA,以事件为驱动,是零散的、独立的、偶尔被整合的信息收集、整理、分析的工具。

随着中小企业的成长与软件的升级换代,当前,越来越多的OA在向BPM延伸。那么,BPM是否可以替代OA呢?答案是否定的。因为除了流程管理,OA还有任务管理、知识管理、信息分享、行政办公等,这些功能,有的已经被BPM集成了,有的在集成过程中。不过,在很多方面,两者有本质的区别。

起源不同:OA 最早起源于无纸化办公,以文档为驱动,实现信息的传递、沟通,将传统手工的办公方式变成了迅速而简单的信息化方式,主要提供集成的信息采集与处理平台。BPM起源于业务整合需求,重点在于业务环节整合及全面协同的管理模式、业务模式的变革、人与人、人与系统、部门与部门的整合与调整。

面向企业不同:一般来讲,中小型企业,以解决事情为目的(通知、会议、财务、安全、合规等需求),可以依托OA环境;中大型企业,事务众多且繁杂(不局限于通知与批准)、机构复杂且协同配合很重要(数据协同、多业务整合),因此,依托BPM可以解决一系列相关的的事件与业务。

发展方向不同:OA偏向于企业内部的信息分享与简单的事务批复;BPM侧重于业务整合、数据交换、部门无缝集成,一体化协同。

关注点不同:OA更加侧重于信息分享、信息知晓以及部门间信息传递;BPM为中大型企业提供解决方案,关注的必定是业务本身,信息只是其管理的一小部分。

数据管理不同:OA为了解决单个的事件或者共享某一信息,比如请假单、人事任免、通知等,因其特有的目的性、广泛的传播为基础,善于处理离散型数据;BPM是以业务为中心,包括流程建模、流程自动化等,在与ERP、供应链系统、研发、市场系统进行集成时候,强调业务的连续性、完整性、协同性,关注贯穿企业的一系列业务组合,比如营销、研发、财务等具体的业务组合。

OA和BPM各有生存之道,OA会永远存在下去,BPM也会越来越大,在未来,随着流程的自动化、工具的程序智能化,OA很可能会跟BPM有一个质的融合。

Q2: 好的,感谢您的深入分析。目前,BPM的厂商众多,每种产品也各有功能和应用方面的侧重,请您介绍一下BPM主流产品及特点。

牛晓峰:目前,国内的BPM厂商,大概有四大类型:

K2、Ultimus,Oracle BPM等国外专业的BPM提供商:有非常专业的BPM研发、实施、运维等能力,整体架构合理,完整,适合中大型企业整合资源,创建协作型企业。但因为其设计思想来源于国外,与国内企业的业务模式有不同,在自主可控的要求方面,需要企业和软件厂商在自主开发能力上深入合作,来实现更灵活的功能。

用友、华为、IBM等综合性的企业服务提供商:凭借其在企业服务领域的深耕,形成内部专用系统,并对外部产品化、平台化。这类产品对于某些领域的相似企业适用性强,但产品往往比较重而专,并不适合通用的普通企业去灵活部署、使用。

泛微、致远等老牌OA提供商:凭借在协同和流程审批上的众多相似点,从OA向BPM扩展而来。其产品适用于中小企业,调整方便,非常灵活,适合中小企业日常业务,但是因为架构、缺乏企业化部署方案,系统难以作为骨干系统完成ERP、后台供应链、前端CRM系统之间的大规模整合及驱动中大型企业级协同。

沙鲁、炎黄盈动等细分领域的提供商:因为设计理念,其产品非常的灵活、方便部署与调整,且对于各类企业的适应性很强。但也缺乏整体架构以及中大型企业级部署方案,作为主干系统来整合流程。但未来随着微服务的大规模使用,可能会有质的变化。

Q3: 刚刚您介绍了四类主流产品及特点,确实是各有优势。下面,请结合您的多年经验,以及一般企业在BPM实施中的常见问题,总结一下,BPM实施中会遇到的痛点。

牛晓峰:好的。来谈一下我自己遇到的,以及企业在实施BPM中经常遇到的痛点。主要有以下三个方面:

痛点一:选型累——IT与流程部门应该柔性融合

就目前而言,IT与业务部门双方都非常被动:IT被业务拽着跑,即使提供很多BPM工具(Oracle、K 2、泛微等),也会被业务部门诟病,原因在于业务部门并不了解IT工具,反之,IT并不太清楚具体业务的逻辑规则及细节,因此,双方不能柔性融合。

基于以上痛点,企业应该有一个流程管理中心或者多部门联合系统,全面关注财务、IT、人事、供应链、研发等多部门,来统筹所有的资源,牵头做流程的重组、优化、调整,甚至是流程废弃。

痛点二:流程乱——缺乏流程绩效和流程生命周期的管理

关于企业内部的流程,当前存在一些共性现象:流程繁多且很多都老化甚至过期,有的流程一年只执行一两次,有的流程做完了就扔了,有的流程每天都在被执行,但是流程好和坏、被执行的怎么样,哪些流程可以改善,哪些可以废弃,哪些是新的需求,无人来管。没有上线BPM的企业意识不到流程管理,上线了的企业漠视流程管理,导致的结果就是,流程越上越多,企业越来越复杂,绩效并没有提高,老板上流程管理觉得很累,往往会得出流程管理没有做好、流程软件选型有误的结论。

真正的原因不在流程软件选型或者流程管理本质,而是缺乏流程绩效和流程生命周期的管理。对于流程生命周期的管理,必须有指定的职责与管理部门,对流程的生命周期、流程的好坏,流程的用进废退,做一个客观的评价与管理。

痛点三:流程多变——缺乏流程管理团队

在目前的企业里,一般由领导来评价流程好坏,业务部门、IT部门甚至整个公司,并没有形成完整的流程管理团队,因此,流程在不停的更改,然而,不论是改流程、改IT部门、改供应商,流程还是遭到很多的诟病。

企业应该认真的分析一下,业务的目的是什么,有什么样的需求,然后再分析为什么改,应该成立怎样的流程管理团队或者部门,以实现流程管理的客观高效、专人专责。

Q4:谢谢牛总,分析的很透彻。除了以上痛点之外,您觉得,在实施BPM的过程中,有哪些注意事项呢?

牛晓峰:根据过去的经验,我个人认为,实施BPM的时候,确实有一些特别事项,甚至是关乎成败的事项,需要在这里列举一下:

1、需要权威部门负责流程管理

举个例子,像Oracle、K2等,越重的应用,实施起来越困难,效果与产出也越高。在实施中,需要重新制定企业表单、主数据、业务规则等,这些需要业务部门的参与。同时,上线此类应用,是一个快速切入、缓慢实施的过程,需要企业领导人、流程管理部门或者人员,对于企业流程非常熟悉,并掌握一定的企业流程管理理念,比如精益、6西格玛等,才能实施好流程管理系统,因为数据的管理集成、上下协同、业务规则的最终确认,需要一个权威部门与IT一起合作。

通过调研国内企业可以发现,无论是OA还是BPM,IT在实施中,都面临一个挑战,即缺乏一个整体的、权威的管理部门来进行集中管理,导致了软件的需求不集中,无论是以流程为中心驱动业务,还是以OA为平台管理企业,都缺乏核心的主管部门,从而使系统无法发挥应有最大化协同的价值。

而泛微、致远、普元等是从OA扩展而来的BPM,虽然实施起来比较容易,入手也比较快,短期内能够见到成效,但是从中长期来看,也同样面临这个挑战,即由谁来驱动整个的企业流程。这个部门一定不是IT部门,必须是一个权威部门,能够通盘的管理以业务为核心的流程,且熟练掌握流程管理的理论,否则,就会盲目选型,不是为了需求,而是为了选型而选型。

2、关注业务和需求本身

企业的规模大小不同,其需求和流程概念不同,选型的侧重点也会不一样。当企业规模不够大,人员也不够多时,选BPM会造成很多的壁垒,比如说人浮于事、流程缓慢等。当企业规模到了一定程度时,则需要更多的关注流程和业务本身融合,在选择BPM的同时,还需要做一些调整。举个例子:某公司上线K2之后,为了满足需求,在中间实施了一个SOA的中间件,并加上了一些表单工具,才实现了完整的、端到端的业务管理,包括市场活动预算、活动申请、预算批准、费用批准、费用报销、报销管理、付款管理,直到市场终结。这个流程系统和SOA、ERP、财务做了改革,以财务为核心并形成一体,完成了业务线的整体的梳理,能够完整的看到前面哪些活动会对后期产品的推广产生绩效,是一套比较完整的业务管理系统。

Q5:好的,牛总。作为一款备受关注的应用,BPM确实有其优势和实施中的关键事项,下面请您介绍一下,随着企业管理的细化和工具的迭代更新,BPM会有怎样的发展趋势?

牛晓峰:是的,作为企业管理的应用工具,必须超前于外界环境的变化,更新迭代是非常快的,BPM也有一些发展趋势:

趋势一:BPM将脱离IT

IT对业务的掌握程度永远是不及业务部门的,因此,在将来,随着BPM工具的程序智能化或者工具集的完善,IT只需要提供表单技术支持、接口运营监控服务、业务流程的异常突发管理的平台,而业务部门直接完成自动表单、自动流程规则、可编写的业务逻辑、表单自我驱动、触发、提醒、最后终结等。这是流程管理的未来方向,即业务自主化,业务部门不再需要IT参与,IT回归到IT本身。 目前市场主流产品已经有这种趋势,有类似的解决方案了。虽然还在雏形阶段,但是业务呼声强烈的驱动着厂商向这个方向发展,来迎合客户未来的业务需求。

趋势二:IT应该关注业务集成

流程涉及到很多复杂的信息,包括主数据、业务数据、交易数据,IT应该回归到关注数据整合、后台系统的规则、交易界面、存取、时间点、后续运营、排错等,这是IT应该关注的,就是回归到IT支持和IT工具创新的道路上,避免长期陷于业务流程变更的黑洞,导致精力分散,流程系统被诟病。

Q6: 感谢牛总对于BPM发展趋势的深入分析。作为资深的实践者,请问您对于BPM应用选型,有哪些建议呢?

牛晓峰:先来谈一些共性问题吧。目前,很多企业在选型时,非常希望从别的企业获得一些借鉴,但是忘了企业自身的需求和中长期目标,因此有点邯郸学步了。其实,怎样选型,不需要过多的借鉴别人,与企业的规模也没有直接关系。小型的企业未必不能上BPM,大型的企业也不一定非得上BPM。一个松散型的大型集团,如果只是关注于发通知、会议、集团宣传、文档管理、集团级管理、财务、安全、合规,可能上OA就够了,因为它并没有业务包含在内。相反,一个非常追求效率和部门间高效协同的小型企业,希望用很少的成员,集成更多部门,办理更多、更快的事,那BPM是不二选择。

通俗点说,选型就像给小孩选鞋,小孩的脚会长大,到时候得换鞋,同样,选型不仅是解决当下的问题,更要为企业未来数年选型。一定要结合企业自身情况、战略需求,并且与公司领导层做好沟通和汇报,在领导层的支持下,用战略原则反过来指导我们的选型,这样才能有的放矢。

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