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如何通过管理正版软件资产规避企业法律风险并善用软件投资

2016-08-28 16:28:38 文章来源:泥客论坛 字体:

在中国全面实施创新驱动发展战略,互联网、大数据、云计算、创意文化等新业态,给国家经济社会生活带来深刻变革,而知识产权已成为激励创新的重要推动力。知识产权保护乏力的国家,不论是产业界还是文化界的创新都必将是乏力的。

在推动知识产权保护的过程中,软件正版化正是中国企业面对的第一重门槛。而软件正版化的意义并不局限于知识产权保护,更与企业的信息安全、运营效率等息息相关,换句话说,软件正版化保护的不仅是软件企业的知识产权,还有软件使用企业的权益与效益。

虽然大部分的中国企业都已认识到软件正版化的重要性并严格执行,但不可否认仍有一部分企业认为使用正版软件是一件“不划算”的事情,昂贵且利用率低。这实际上是一种根深蒂固的误解——不是正版软件本身不划算,而是软件资产管理(SAM)的混乱不堪或缺失导致了软件使用的低效率、高风险,以及由此带来的生产力和工作效率方面的巨大损失。当然,正规成熟的软件资产管理(SAM),能让这一切完全改观。那么, 良好的软件资产管理(SAM)到底是怎样的呢?

第一步:了解企业需要什么

首先,企业文化必须保证所有员工认识软件的价值所在,了解合法用户和非法用户之间的差别,并承诺正确使用软件。

其次,企业务必制定明确的政策说明,清晰表述企业的目标是:管理软件以实现效益最大化,仅限使用合法软件,以及建立健全合法软件的采购程序。

软件采购程序必须包含以下内容:

将所有采购工作集中于同一部门;

保证所有软件采购请求以书面形式提交审批,员工不得直接购买软件然后报销费用;

保证所有申请采购的软件必须从企业的支持软件清单上选择;

仅从信誉良好、经过授权的供应商那里购买软件,并且仅与信

誉良好的应用服务提供商(ASP)进行合作;

保证从 ASP 那里获取所有相关的许可和文件;

每次采购必须获取所有原始用户材料,包括手册、注册卡、

许可证以及收据;

保证员工未经特别批准无法通过互联网下载软件。

第二步:企业已拥有什么

了解自己拥有什么软件资产(企业所有电脑上安装的程序)之后,就可以确定自己将来需要什么。这个盘点过程也能够帮助企业清除不必要的软件。

盘点清单应关注的内容:

我们使用的软件是最新、最合适的版本吗?

我们使用的软件已经过时或不必要了吗?

有其他的软件是我们必须获取以提高工作效率的吗?

每一名员工都拥有各种合适的软件了吗?

员工接受适当的软件使用培训了吗?

企业是否存在非法、未经授权或未经许可的软件?

盘点清单上还应包含下列内容:

版本号;

序列号和产品名称;

电脑软件的所有相关材料,包括介质(CD等)、文档(手册、参考材料等)和许可证;

软件采购的相关行政文书,包括发票、收据和能够证明软件合法性的其他文件。

第三步:检验

了解完现有软件之后,将已经安装的软件与许可条款允许安装的软件进行对比。仅拥有软件的正版 CD,并不意味着企业可以随便在任意数量的电脑上安装软件。

有些许可允许企业通过一个原版程序制作一定数量的副本,或者允许一定数量的用户通过网络同时使用程序。查看一下许可证协议,弄清楚这些细节问题。

如果发现自己的企业中存在非法程序,那么首先应该将其删除。将其卸载的同时还可以借机向企业员工强化软件政策。

如果发现自己的需求超过了许可的规定,或者需要对软件进行升级,那么企业可以制定一份软件需求清单。

与此同时,可以起草一份正式的软件清单,列明企业允许员工使用的软件。

第四步:接受软件资产管理(SAM)——使它成为一个工作流程

有效的软件管理需要持续的监督和定期的抽查。必须监控并确保企业始终遵守自己的软件政策;随时更新支持软件清单;并未雨绸缪提前计划未来三年的软件需求。因此,重要的是任命一位员工具体负责该工作流程,以确保软件资产管理(SAM)工作长抓不懈。

对于软件资产管理(SAM)刚刚起步的中国企业来说,借鉴这四个步骤有助于高效地对看似繁杂无序的软件资产进行管理,让软件成为合法且有效的业务工具提高企业运营效率,进一步激发员工及业务方面的创新潜能,以软件推动创新与企业的发展。

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